Comment mettre en place un cahier de laboratoire électronique (ELN) dans un laboratoire existant ?

Le suivi des échantillons, des réactifs et des données critiques est nécessaire au bon fonctionnement de tout laboratoire. Et si votre laboratoire fonctionne depuis un certain temps, vous et vos collègues avez probablement mis au point un processus de gestion de toutes ces "affaires" de laboratoire essentielles.  

Comment ce processus se déroule-t-il pour vous ? 

Y a-t-il des problèmes qui font perdre du temps et de l'argent et qui entraînent l'égarement d'échantillons ou de données ? 

J'ai vu de nombreux laboratoires gérer leurs échantillons, leurs réactifs et leurs données à l'aide de carnets de laboratoire traditionnels en papier, qui peuvent être encombrants, désorganisés et difficiles à consulter. En revanche, les cahiers de laboratoire électroniques (ELN) offrent une solution de gestion de l'information plus efficace. solution moderne et numérique à ces problèmes en permettant aux chercheurs de stocker, d'organiser et de partager des données sous forme numérique. 

Précédemment, nous avons discuté de la mise en œuvre d'un ELN dans un laboratoire flambant neuf. Toutefois, les laboratoires déjà opérationnels sont confrontés à un défi plus important : Changer le "business as usual" pour un processus plus efficace en termes de coûts et de temps. Ce blog aborde la mise en œuvre d'un ELN dans un laboratoire existant.

Étape 1 : Évaluer vos besoins

Avant de choisir un ELN, il est important d'évaluer les besoins de votre laboratoire. Posez-vous les questions suivantes :

• Quels types d'expériences allez-vous mener ?
•  Quelles données devrez-vous enregistrer ?
•  Comment voulez-vous que ces données soient organisées ?
•  Comment partagerez-vous les données avec vos collègues et collaborateurs ?
•  Devrez-vous vous intégrer aux systèmes de gestion des informations de laboratoire (LIMS) existants ?
•  Combien d'utilisateurs devront avoir accès à l'ELN ?
•  Quel est votre budget ?

Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer la solution ELN la mieux adaptée à votre laboratoire. Veillez à consulter tous les membres de votre laboratoire, à comprendre leurs besoins et à discuter de ce qu'un ELN doit accomplir pour qu'ils l'utilisent. 

Étape 2 : Choisir un ELN

Une fois que vous avez évalué les besoins de votre laboratoire, il est temps de choisir un ELN qui réponde à ces besoins. De nombreuses options sont disponibles, depuis les solutions gratuites et open-source jusqu'aux plateformes d'entreprise dotées de fonctionnalités avancées. Pour faciliter le processus de sélection, il peut être utile de créer une liste de contrôle pour l'évaluation. Cette liste doit être divisée en plusieurs phases afin de refléter votre processus de prise de décision. 

Voici une liste de contrôle simplifiée qui peut vous aider à affiner votre sélection :

Phase 1

• Identifier plusieurs fournisseurs d'ELN parmi lesquels choisir

Phase 2

• Déterminer si d'autres départements utilisent actuellement un ELN
• Contactez le service informatique et votre service des achats pour définir les différentes politiques d'achat.

Phase 3

• Mise en place d'une task force ELN
• Organiser des réunions régulières pour discuter de l'état d'avancement de la sélection des ELN

Phase 4

• Interview et démonstration de différentes plateformes ELN
• S'inscrire à des essais (si proposés)
• Dresser une liste des éléments indispensables et des questions à poser
• Prenez des notes !

Phase 5

• Définir le champ d'application actuel et futur du réseau ELN
• Indiquer le nombre d'utilisateurs nécessaires
• Croisez les différentes fonctionnalités de l'ELN avec votre liste d'incontournables.
• Décrivez la source de financement de votre ELN

Phase 6

• Évaluer votre liste restreinte de fournisseurs sur la base des résultats des phases précédentes
• Limitez votre sélection à 1-3 vendeurs
• Faites votre choix en fonction du rapport prix/capacités, de la relation de travail avec le fournisseur d'ELN et de la facilité globale de mise en œuvre dans votre laboratoire existant.

Étape 3 : Configuration du réseau ELN

Une fois que vous avez choisi un ELN, vous devez le configurer pour votre laboratoire. Cela implique généralement les étapes suivantes :

• Créez des comptes d'utilisateur pour tous les membres du laboratoire qui auront besoin d'accéder à l'ELN.
•  Établir des autorisations et des contrôles d'accès pour les différents niveaux d'utilisateurs.
•  Définir la structure des données du laboratoire, y compris les conventions de dénomination, l'organisation des dossiers et les sous-dossiers.
•  Mettre en place des modèles pour différents types d'expériences ou d'entrées de données afin d'assurer la cohérence.
•  Configurer les intégrations avec les LIMS existants ou d'autres logiciels de laboratoire (bonus si votre ELN est livré avec un LIMS entièrement intégré !)

Étape 4 : Former les membres du laboratoire

Il est essentiel de former les membres du laboratoire à l'utilisation efficace du réseau ELN une fois que celui-ci a été mis en place. Cette formation doit comprendre

• Une vue d'ensemble des caractéristiques et des capacités de l'ELN.
•  Instructions sur la manière de créer et d'organiser des entrées.
•  Les meilleures pratiques de saisie des données consistent à utiliser des conventions d'appellation cohérentes et à enregistrer des notes détaillées.
•  Lignes directrices pour le partage des données et la collaboration avec les autres membres du laboratoire.

Si le fournisseur de l'ELN propose une formation et un accompagnement pour les utilisateurs clés et les membres du laboratoire, nous vous recommandons vivement d'en apprendre le plus possible.

Étape 5 : Contrôler et entretenir le réseau ELN

Une fois que le réseau ELN est opérationnel, il est important de le surveiller et de l'entretenir pour s'assurer qu'il reste organisé et efficace. Il peut s'agir de

• Examiner régulièrement les données saisies pour s'assurer qu'elles sont complètes et exactes.
•  Mettre à jour les modèles et les conventions d'appellation si nécessaire pour améliorer la cohérence.
•  Résoudre les problèmes ou les erreurs avec l'ELN.
•  Se tenir au courant des mises à jour des logiciels et des correctifs de sécurité.

La mise en place d'un cahier de laboratoire électronique peut représenter un investissement important en termes de temps et de ressources, mais les avantages liés à l'amélioration de l'organisation, de la collaboration et de la gestion des données en valent la peine ! En suivant ces étapes, vous pourrez mettre en place avec succès un ELN dans votre laboratoire existant et faire passer votre recherche à la vitesse supérieure !

Contactez eLabNext dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la mise en œuvre de notre plateforme de laboratoire numérique dans votre laboratoire.